Бюджеты закупок оргтехники, программного обеспечения, комплектующих

В бюджете закупок оргтехники, программного обеспечения и комплектующих к компьютерам и оргтехнике отражаются суммы закупок данной техники, программ и комплектующих. В данном случае в этих бюджетах не отражаются закупки, носящие характер инвестирования и отражающихся в инвестиционных бюджетах проектов развития компании. Критерием отнесения расходов к текущим закупкам или инвестициям должен быть отражен во внутреннем регламенте бюджетирования, который определяет критерии отнесения закупок к инвестиционным программам. Это могут быть показатели, такие как закупки, в пределах 10% от балансовой стоимости основных средств отражаются в бюджете текущих закупок. А закупка, к примеру программы ERP системы, стоимость которой составляет сотни тысяч долларов должна относиться к инвестиционным бюджетам развития компании.


В данном бюджете закупок должны быть отражены наименования закупаемой оргтехники, стоимость единицы и общие затраты на закупки. Как и в остальных бюджетах закупок к бюджету закупок оргтехники должен быть составлен график оплат за закупленную продукцию, который составляется аналогичным образом, что и в предыдущих примерах. Как правило, для составления бюджета закупок компьютерной техники устанавливают нормативы расходов на комплектацию рабочего места сотрудника – стоимость комплектации рабочего места сотрудника. В этот норматив могут входить также расходы на комплектацию телефоном, набором канц. Принадлежностей и т.д.


Учитывая, что ответственными за закупку оргтехники, программного обеспечения и комплектующих к ним осуществляют в отделе информационных технологий бюджет построен соответствующим образом и выделен в отдельный бюджет закупок.


Отрасль информационных технологий и компьютерной техники является быстро развивающейся с точки зрения внедрения новых технологий, поэтому для большего контроля за обоснованность приобретения компьютерной техники необходимо разработать стратегию компании по развитию информационных технологий, которая позволила бы оптимизировать затраты на данный вид деятельности. Это связанно с тем, что самая последняя версия компьютера купленная в настоящее время и через год может отличаться в стоимости, к примеру, в два раза. Поэтому компания должна выработать видение развития и замещения компьютерного парка.


Пример формата бюджета закупок оргтехники и ПО
Компьютеры

К-во
Цена за единицу

Итого сумма затрат на закупку компьютеров

Телефоны
К-во
Цена за единицу

Итого сумма затрат на закупку телефонов
Расходы на закупку программного обеспечения
Затраты на закупку комплектующих для оргтехники

Итого общие расходы на закупку оргтехники


Источник:
Книга «Бюджетирование от стратегии до бюджета: пошаговое руководство»
Авторы: Немировский И., Старожукова И.
При использовании материалов статьи обязательа ссылка на сайт «Академия развития Лидеров» http://beleader.com.ua