Установление ключевых показателей деятельности - КРІ для ЦФО

Нормирование затрат и используемых ресурсов для целей бюджетного управления

В процессе построения бюджетирования очень важное место занимает процесс нормирования затрат и использования ресурсов компании. Фактически бюджетное управление невозможно без системы нормативов и ограничений.


Нормирование затрат и ресурсов связанно с оценкой потребляемых ресурсов и, соответственно, расчетом норм, а также финансовой и количественной оценкой используемых в процессе деятельности компании ресурсов. К ресурсам относятся не только материальные ресурсы, но и труд персонала, активы и т.д., которые используются в процессе деятельности компании.


Для нормирования затрат и оценки потребляемых ресурсов необходимо выделить в компании все необходимые для оценки деятельности объекты учета и анализа. По данным объектам и будет производиться оценку и нормирование потребляемых ресурсов компании.


Для управления компанией необходимо производить анализ по большему количеству срезов и объектов учета, к которым может относиться:

  • отдельный бизнес компании
  • бизнес-процессы
  • подразделения
  • центры финансовой ответственности
  • продуктовые группы
  • виды деятельности и т.д

Обычно, нормирование затрат осуществляется по местам их возникновения (МВЗ). Для целей бюджетирования нам необходимо определить также функцию затрат т.е зависимость затрат от объемов деятельности. Нам необходимо будет выделить условно постоянные и переменные расходы по МВЗ, объединив их впоследствии в центры издержек, установив для них нормативы использования. Так, мы можем оценить к примеру что для сборки заказов переменной затратой будет труд сборщиков. За один час сборщик формирует 6 заказов. Стоимость часа работы сборщика составляет 8 грн/час. Соответственно, норма расходов на оплату труда для сборки будет 1.25 грн/заказ. Таким образом, мы сможем осуществить расчет стоимости сборки заказов, оценив количество заказов, которые необходимо собрать за месяц, умножив их на стоимость одной сборки.


Анализ затрат нам позволяет выявить значительные и возросшие затраты, но для понимания почему та или иная статья затрат изменилась необходимо определить как возникает данная затрата. Причина возникновения затрат является носителем издержек. Понимая, что такое носители издержек можно определить план мероприятий по их сокращению.

Примеры типовых носителей издержек

Объем закупок, расходы на транспортировку
К-во ремонтируемой техники, ее износ
Площадь отапливаемых помещений, коэффициент потерь тепла
К-во оборудования потребляющего электроэнергию, мощность
К-во заказов, число клиентов
К-во операций, среднее время обработки одной операции
Среднее время хранения, стоимость хранения одного места

Так как нормативные затраты - это заранее определенные на будущий период расходы на соответствующий вид деятельности и соотнесенные на единицу продаж (доллар продаж) то они определяются исходя из статистики прошлых периодов, но с учетом прогнозируемых условий на будущее.


Сами нормативы могут быть установлены как в виде относительных показателей, так и в виде абсолютных. В системе бюджетирования компании кроме нормативов также используют ограничения. Если норматив это точный показатель, то ограничения указывают на граничные минимальные или максимально возможные значения заданного параметра. Для целей бюджетирования использование ограничений связано к примеру с использованием ресурсов компании. Так для отдела продаж могут быть введены ограничения активов, таких как дебиторская задолженность, для которой устанавливается верхняя граница – лимит не более какой то суммы. Соответственно, ограничения могут иметь место по выплатам подразделений, расходам, минимальные нормы рентабельности и т.д. Для отдела закупок важным ограничением является максимальные складские остатки, которые не могут превышать установленного верхнего лимита и т.д.


Нормативы устанавливаются на такие показатели как объем продаж, норматив расходов на оплату труда, цены закупок и т.д


Анализ исполнения бюджета неразрывно связан с выявлением отклонений от установленных нормативов с выявлением причин этих отклонений, а также их тенденций – благоприятных или неблагоприятных.


Очень важно отслеживать соблюдение установленных ограничений на те статьи активов, расходов, доля которых имеет значительный удельный вес в структуре активов (расходов). Это связанно с тем, что если запасы, к примеру, занимают 50% активов баланса, то увеличение данного актива на 10% может вызвать существенные проблемы с платежеспособностью, если данное изменение не просчитано и не сформированы источники для безболезненного увеличения данной статьи.


Даже когда компания не имеет статистики для введения ограничений, то ее постепенное накопление позволит осуществлять систему ограничений целенаправленно и сбалансировано по всем видам экономического состояния компании как активам, так и затратам и выплатам.


Компании, как правило, кроме вышеуказанных ограничений вводят специальные ограничения и нормативы, такие как минимальная норма рентабельности, оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, затраты на капитал, прибыльность активов и собственного капитала. Данные показатели компания устанавливает самостоятельно как внутренние показатели деятельности.


Как правило, вся система ограничений и нормативов прописывается в финансовой модели бюджетирования, которая используется для анализа исполнения бюджетов.


Оценка отклонений от нормативных значений может осуществляться как ежегодно, так и ежеквартально, ежемесячно или даже ежедневно в зависимости от необходимой срочности выявления отклонений.


Несущественные отклонения меньше определенного значения обычно не рассматриваются. Скажем, компания для себя устанавливает «порог отклонения», например, что отклонения от исполнения бюджета движения денежных средств могут составлять до 5%. Все отклонения, превышающий данный показатель подвергаются тщательному анализу. Повторяющиеся отклонения в течении нескольких периодов, даже если они и меньше допустимого предела также подлежат выяснению для принятия мер по устранению данных отклонений.


Показателем измерения отклонения является показатель отклонение/ норматив.


Нередко причиной отклонения является устаревший норматив или некорректное бюджетирование.


Например, установлен норматив расходов на телефонную связь. Спустя пол-года стоимость минуты разговора возросла в 1.5 раза, в результате чего расходы на телефонную связь выросли, что требует пересмотра норматива для целей бюджетирования.
Виды нормативов;

  • Основной – не изменяется от периода к периоду и является базисом для оценки деятельности.
  • Максимальной производительности – является идеальным предусматривающим полную загрузку и отсутствие потерь. При использовании данного норматива всегда используется поправочный коэффициент потерь.
  • Достижимый – предыдущий норматив с учетом поправочных коэффициентов.
  • Ожидаемый – представляет собой ожидаемое значение на основе прогнозирования затрат и условий деятельности

В том случае, когда нет наработанной статистики и нормативов затрат самый простой способ их спланировать принять в расчет среднеотраслевой (либо заданной в компании) показатель прибыли. Зная норму прибыли несложно определить нормируемую общую сумму затрат. Задав сумму затрат можно, используя структуру затрат по статьям – разбросать их по указанным статьям соответствующими удельными показателями.


Примерный перечень нормируемых затрат компании:

Сбыт

  • Затраты на сбыт в % от продаж
  • Командировочные расходы (суточные, проживание, проезд) на 1 сотрудника в зависимости от места командировки и занимаемой должности
  • Представительские расходы на клиента (в зависимости от групп клиентов) на период

Общие по фирме

  • стоимость оборудования 1 рабочего места на сотрудника

- стоимость компьютерной и оргтехники
- стоимость мебели

  • сумма затрат на канцтовары на 1 сотрудника
  • стоимость подбора 1 сотрудника
  • затраты на ремонт помещений на 1 кв.м
  • норма по использованию транспорта в зависимости от пробега и марки
  • стоимость сопровождения программного обеспечения на 1 мес
  • стоимость расходов на ремонт и эксплуатацию оргтехники на 1 сотрудника
  • стоимость мобильной связи на 1 сотрудника в зависимости от должности
  • внутрифирменный «налог на имущество» ЦФО (3% от стоимости имущества ЦФО в год)
  • внутрифирменный «налог на рекламу» (3% от суммы рекламы за год)

Источник:
Книга «Бюджетирование от стратегии до бюджета: пошаговое руководство»
Авторы: Немировский И., Старожукова И.
При использовании материалов статьи обязательа ссылка на сайт «Академия развития Лидеров» http://beleader.com.ua