Бюджетная структура компании

Зачастую, постановка системы бюджетирования сводится к выбору программного продукта по бюджетированию с его локализацией на конкретном предприятии. При этом подразумевается, что программа решит все проблемы по постановке бюджетирования и организует этот процесс. Однако, это является большим заблуждением потому, что если деятельность компании не регламентирована, и модель бюджетирования не определена, то конечный результат можно определить афоризмом: «Если автоматизировать хаос, то получится автоматизированный хаос».

Постановка бюджетирования и возможная его автоматизация в компании осуществляется в несколько этапов. На начальном этапе определяется стратегия развития компании, формируется бизнес-модель деятельности, которая позволит выделить бюджетную и финансовую структуру компании. Естественно, для формирования финансовой структуры компании необходимо составить организационную структуру компании, которая бы максимально соответствовала целям и задачам развития компании, а также управления ней.

После этого определяется методика бюджетирования, которая включает бюджетную структуру и набор бюджетов, определяется количество и структура центров финансовой ответственности, а также происходит распределение бюджетов по центрам ответственности.
При постановке бюджетного управления компанией может быть использовано несколько моделей бюджетирования:

• комплексная модель
• сокращенная модель бюджетирования, описывающая отдельные области хозяйственной деятельности фирмы.

Комплексная модель бюджетирования является наиболее предпочтительной в силу того, что она описывает всю деятельность компании и позволяет осуществлять бюджетное управление деятельностью компании.

Разработка системы бюджетного управления осуществляется, как уже отмечалось ранее, начиная со структуризации деятельности, которая заключается в создании модели деятельности фирмы по бизнес-процессам. Бюджетируются выходы тех бизнес-процессов, которые влекут за собой движение финансовых и материальных потоков. После выделения бизнес-процессов создается финансовая структура компании – набор и иерархия ЦФО. Наиболее предпочтительно, чтобы финансовая структура соответствовала процессной модели, хотя такое маловероятно, потому что функциональная структура компании (отделы) и процессная, отличаются друг от друга. В данном случае разрешение данного противоречия возможно следующими вариантами формирования оргструктуры компании:

• Реформирование оргструктуры с переподчинением отделов и должностных лиц
• Формирование финансовой структуры на основе организационной с возложением ответственности на руководителей отделов за выполнение бюджетных планов
• Модификация орг. структуры с объединением нескольких отделов в один ЦФО, либо разделение отдела на несколько ЦФО.

Выбор варианта финансовой структуры зависит от деятельности организации. Проектным организациям несложно привести структуру организации к финансовой структуре ориентированной на бизнес-процесссы. Компаниям с линейно-функциональной оргструктурой удобнее осуществить модификацию оргструктуры путем объединения нескольких подразделений в один ЦФО и разделения одного отдела на несколько ЦФО.

Финансовая ответственность за исполнение показателей ЦФО реализуется с помощью бюджетов компании. Планирование финансовых показателей деятельности каждого ЦФО осуществляется в соответствии с бюджетом доходов или расходов ЦФО, который утвержден для него в бюджете на текущий бюджетный период. Целью деятельности ЦФО в бюджетном периоде будет исполнение запланированных бюджетом показателей. Финансовая ответственность и мотивация ЦФО закрепляется исключительно с помощью реализации бюджетных показателей. В том случае, если бюджет ЦФО составлен не будет, то вести речь о контроле финансовых показателей деятельности ЦФО не имеет смысла, в силу отсутствия таковых.

Бюджет ЦФО, подразделения или компании в целом – это план, выраженный в натуральных и стоимостных показателях, определяющий потребность ЦФО или предприятия в ресурсах для получения запланированных показателей прибыли, дохода и т.д.

Так как существует многочисленное число бюджетов, то необходимо сделать «привязку» ЦФО конкретному бюджету и описать схему консолидации операционных бюджетов в финансовые.

Бюджетное управление компанией осуществляется по центрам финансовой ответственности через бюджеты, что позволяет достигать поставленных целей при наиболее эффективном использовании ресурсов компании.

Бюджетное управление также предполагает исполнение цикла управления:

- Планирования

• Деятельность компании планируется в формате бюджетов
• Каждый ЦФО планирует свою деятельность, выраженную в финансовой составляющей, консолидация которых позволит сформировать сводные бюджеты компании
• Утвержденный бюджет является планом развития на бюджетный период 

- Контроля

• План факт анализ исполнения с выявлением неблагоприятных тенденций

- Анализа

• По окончанию бюджетного периода ЦФО готовят отчеты о фактическом исполнении бюджета. Отклонения анализируются и вносятся предложения по их устранению

Для исполнения ЦФО поставленных целей разрабатывается схема мотивации ЦФО для стимулирования исполнения и улучшения показателей деятельности тех видов расходов или доходов, которые подконтрольны ему. Руководители ЦФО увязывают вознаграждение сотрудников со степенью исполнения бюджетных показателей.

Формирование финансовой структуры компании позволяет четко определить и закрепить - кто и за какие финансовые показатели деятельности в компании несет ответственность. Такая ответственность четко видна в визуальном представлении финансовой структуры компании. Эта ответственность выражается в конкретных показателях доходов, затрат, маржинальной прибыли и т.д. Для эффективного управления данными показателями деятельности необходимо составить механизм управления финансовыми показателями. Таковым механизмом является бюджет компании, составляемый по каждому ЦФО с закреплением соответствующих бюджетов для каждого центра ответственности и ответственных за достижение этих показателей.

Целью бюджетирования является планирование и контроль исполнения финансовых показателей деятельности компании. Как уже отмечалось, бюджет является финансовым отражением планов деятельности компании. Поэтому формирование бюджета осуществляется после фактического утверждения стратегии и тактики деятельности на бюджетный период.

Бюджет может быть сформирован по нескольким критериям:

• Итоговый – по свей компании
• Функциональный – по бизнес-процессам компании (видам деятельности – закупки, продажи, управление)
• Операционный – по центрам финансовой ответственности

Итоговый бюджет компании включает все бюджеты на плановый период, либо фактические бюджеты исполнения в случае итогового бюджета его фактического исполнения.

Функциональный бюджет отражает определенную функцию или бизнес-процесс компании такую как продажи, закупки, складирование и хранение, транспортировка и т.д. Между функциональными бюджетами и функциональными областями деятельности компании существует прямая зависимость. Так функция продаж отражает доходы от реализации в бюджете продаж.

Операционный бюджет описывает операции определенного подразделения, а точнее ЦФО. Соответственно, у каждого ЦФО есть свой операционный бюджет.

Между операционным и функциональными бюджетами существует взаимосвязь которая описывается финансовой структурой компании и тем способом выделения ЦФО из подразделений компании.

Бюджеты компании подразделяются на два основных вида по единицам измерения бюджета. Существуют бюджеты стоимостные и натурально стоимостные. Стоимостные бюджеты отражают показатели деятельности только в денежном измерении, например, бюджет движения денежных средств. Натурально стоимостные выражают показатели деятельности как в стоимостных так и натуральных показателях. К натурально-стоимостным бюджетам относятся бюджеты, связанные с товарно-материальными потоками компании. Например, бюджет закупок товара, бюджет продаж и т.д. Натурально-стоимостный бюджет может быть «раскрыт» по видам товаров, и других материальных потоков.

Источник:
Книга «Бюджетирование от стратегии до бюджета: пошаговое руководство»
Авторы: Немировский И., Старожукова И.
При использовании материалов статьи обязательа ссылка на сайт «Академия развития Лидеров» http://beleader.com.ua