Управление ЦФО, выявление отклонений результатов деятельности

Для управления центрами финансовой ответственности необходимо наладить систему управленческого учета, который бы позволял осуществлять такое управление. Поэтому каждая компания, осуществляя построение системы управленческого учета, организует его исходя из специфики своей деятельности. Именно поэтому не существует единого стандарта реализации данного механизма и ответа на вопрос как это необходимо делать. В данном случае важно то, что данный учет должен позволять наладить децентрализованную систему управления и получать оперативно информацию по всем необходимым объектам учета. Как отмечалось ранее, этими объектами могут быть как отдельные подразделения, так и сегменты рынка, группы покупателей и т.д.


В системе децентрализованного управления или управления по целям очень важную роль играет контроль и управление затратами и ресурсами по отклонениям. Управления по отклонениям делает возможным регистрацию положительных отклонений от показателя и устранение отрицательных путем анализа причин и принятия обоснованных и своевременных решений. В системе ведения управленческого учета это также реализуется с помощью механизма управления по центрам финансовой ответственности. Выделение центров финансовой ответственности позволяет существенно повысить эффективность планирования, контроля и управления.


Так как по своим задачам и функциям центры финансовой ответственности распределяются на основные и обслуживающие – это распределение фактически соответствует распределению бизнес-процессов компании на основные и вспомогательные (обслуживающие).


Каждому ЦФО необходимо четко обозначить свои цели и задачи, в том числе относящиеся к системе управления. Степень выполнения данных целей и задач ЦФО необходимо оценивать с помощью отчетов и другой необходимой информации, определив периодичность ее предоставления.


Так как выделение центров ответственности предполагает иерархию делегирования ответственности, то в компании также существует механизм распределения полномочий и ответственности, в соответствии с которыми предоставляется отчетность ЦФО по иерархичному принципу. Центр финансовой ответственности самого верхнего уровня несет ответственность за все показатели финансовой деятельности и распределяет ответственность и полномочия на более низкий уровень.


Так как управление затратами связанно с функциональной деятельностью сотрудников, то именно ответственные руководители ЦФО несут ответственность за целесообразность понесенных расходов. Каким образом и в каком разрезе классифицировать и детализировать затраты, как их увязывать с центрами ответственности администрация ЦФО решает самостоятельно.


Естественно, центры ответственности осуществляют контроль и имеют влияние только на подконтрольные затраты данному центру ответственности - если они формируются в данном ЦФО. Однако, дает положительный эффект мотивация руководителей ЦФО и на снижение неконтролируемых центром ответственности затрат.


По устоявшейся практике центры финансовой ответственности распределяются на те, которые мотивируются от улучшения показателей – так называемые хозрасчетные и аналитические т.е те, которые только учитывают факты расходов (доходов). Аналитические центры ответственности не связаны с системой мотивации на изменение показателей деятельности в силу их не подконтрольности им, а обеспечивают учет и детализацию ответственности за отдельные затраты.


Зачастую, в основных центрах ответственности учет организуется в разрезе объектов и статей калькуляции, в то время как, в обслуживающих подразделениях чаще используют поэлементный учет затрат.


С целью контроля за затратами в системе управленческого учета используются группировки затрат по носителям затрат и центрам затрат. В данном случае под носителем затрат понимается как виды продукции так и работы и услуги компании, которые предоставляются для рынка и по которым необходима информация о их себестоимости. Сами центры ответственности несут ответственность за результаты своей деятельности, и в зависимости от типа центра ответственности (центр дохода, центра затрат и т.д) на них возлагается ответственность за доходы или затраты или другие показатели, контроль за которым положен на данный центр ответственности. В системе управленческого учета их выделяют в качестве объектов управленческого учета с целью контроля за затратами с помощью большей детализации издержек центра ответственности. В каждом центре ответственности на руководителя возлагается ответственность не на всю сумму расходов или доходов, а только на ту часть, которая контролируется данным центром. В данном случае также важное значение имеют места возникновения затрат- структурные подразделения компании, рабочие места и т.д, в которых происходит первоначальное потребление ресурсов и по которым осуществляется планирование, нормирование, учет и контроль. Места возникновения затрат являются объектами аналитического учета затрат по элементам и статьям затрат.

Для оценки деятельности ЦФО необходимо разработать унифицированные формы отчетности. Для ЦФО, отвечающих за получение дохода нужно определить форму, которая будет позволять контролировать и учитывать объемы продаж, наценку (маржинальную рентабельность) по продуктовым группам и каналам сбыта, размер дебиторской задолженности, долю просроченной задолженности, валовую прибыль.


В форматах отчетности для ЦЗ необходимо учитывать объемы и стоимость полученных услуг, работ, израсходованных материалов, имущественных активов.


Источник:
Книга «Бюджетирование от стратегии до бюджета: пошаговое руководство»
Авторы: Немировский И., Старожукова И.
При использовании материалов статьи обязательа ссылка на сайт «Академия развития Лидеров» http://beleader.com.ua