Что день грядущий нам готовит. Окончание.

Условия, необходимые для успешного управления проектами и программами

Успешная реализация программы требует наличия следующих составляющих:

1. четких и достижимых целей,
2. денежных средств, достаточных для реализации программы и поступающих своевременно,
3. технологии, которая обеспечит достижение поставленных целей,
4. эффективной организационной структуры,
5. квалифицированного персонала, вовлеченного в работы по программе.

Очевидно, что чем сложнее проект, который стремится реализовать компания, тем жестче должны предъявляться требования к факторам, обеспечивающим его успех. Недостаточность в любой из составляющих успеха проекта плюс внешние факторы (ограничения и допущения) являются рисками, которые необходимо учитывать при планировании проекта и с которыми нужно работать на всем его протяжении.

Цели проекта
Цели проекта устанавливаются в процессе инициации этого проекта, т. е. еще до начала планирования. Они должны быть связаны со стратегическими целями компании и с целями других проектов в программе, обязаны быть четко определены, достижимы, измеряемы и одобрены руководством компании.

И снова о деньгах
В управлении проектом деньги – это такой же ресурс, как любой другой, требующий тщательного планирования и контроля. При планировании все выявленные риски и допущения оцениваются в денежном выражении и корректируются со старта проекта до его закрытия. Специфичность в том, что деньги в необходимом количестве должны быть доступны в рамках проекта в нужное время, то есть всегда.

Технология
Проекты реализуются в соответствии с определенной технологией (стандартами), которая подразумевает управление всеми факторами и процессами, необходимыми для успешной реализации. Существуют общие стандарты управления проектами, описанные, например, в PMBOK Guide . Однако, специфика применения стандартов варьируется в зависимости от категории проекта и области деятельности, в которой проект реализуется. Очевидно, что хотя методологии ведения проектов по внедрению ERP-систем, разработке модели учета себестоимости, строительству здания, поглощению конкурента и выполняются в соответствии с общими правилами (стандартами), все же эти проекты очень существенно отличаются друг от друга в части набора работ в рамках проекта, сопутствующих рисков, требований к человеческим ресурсам и т. д.

Организация
Учитывая то, что проекты есть у любых компаний, а также то, что требования, предъявляемые к организации проектных работ ужесточаются вместе с масштабами выполняемых проектов, ростом компании, а также с «ценой» успеха/неуспеха проекта, для эффективной деятельности в компании должна быть создана и бесперебойно функционировать соответствующая организационная структура.

В отличие от проектно-ориентированных компаний, где реализация проектов и есть бизнес, подавляющее большинство украинских компаний имеют функциональную структуру, т. е. структуру, обеспечивающую повседневную операционную работу организации (продажи, закупки, производство). В такой организации проект всегда имеет второстепенное значение, выполняется, как правило, «по остаточному принципу» и имеет мало шансов быть завершенным успешно.

Компромиссом между функциональной и проектно-ориентированной организацией является матричная структура, т. е. такая, которая может совместить в себе подразделения и процессы, необходимые для операционной работы и реализации проектов. 

 

В практике западных компаний о зрелости компании свидетельствует наличие Проектного офиса (Project Office) - отдельного подразделения, обеспечивающего управление проектами.

Задачи этого подразделения следующие:

1.        проектирование, разработка, реализация (внедрение), обеспечение функционирования и непрерывное улучшение системы управления проектами в масштабах предприятия;

2.        проектирование, разработка или приобретение, реализация (внедрение), обеспечение функционирования и непрерывное улучшение (благодаря соответствующим маркетинговым и инженерным исследованиям) процессов, систем и инструментов управления проектами в организации;

3.        приобретение, применение и распространение знаний в области управления проектами (применительно к центру управления проектами);

4.        подготовка персонала в области управления проектами и воспитание его в соответствующем духе;

5.        консультирование и наставничество в области управления проектами

6.        подготовка и выпуск руководителей проектов, специалистов по управлению проектами;

7.        обеспечение непосредственной поддержки отдельных проектов;

Место Project Office в организационной структуре компании может варьироваться в зависимости от организации и зависит от того, какие проекты выполняются, какие подразделения компании затрагивают и т. д.


Процесс создания структуры, эффективно совмещающей операционную деятельность, не связанную с проектами, и проектную работу, сам по себе является сложным проектом и занимает не один день и даже не один месяц. Однако, наличие такой структуры существенно повышает конкурентоспособность предприятия и его возможности ощущать себя комфортно на любом рынке, в том числе и после вступления страны в ВТО.

Кадры решают все
Основные люди в проекте – это руководитель проекта (Project Manager) и руководитель программ (Program Manager). Учитывая то, что руководитель проекта несет персональную ответственность за его успех, требования к его квалификациям и личностным качествам обычно очень жесткие. Руководитель программ, несущий ответственность за успех всей программы, должен, кроме прочего, уметь «стыковать» между собой проекты, ресурсы и ограничения.

Квалифицированные исполнители, ориентированные на результат, обеспечат успешное выполнение проекта. И если их будет действительно достаточно – это потенциально сократит сроки и риски его выполнения, что критично при любом скачкообразном изменении.

Реализуя планы по вступлению в различные глобальные организации либо союзы, включая ВТО, государство значительно меняет правила игры на локальном рынке, привнося элементы неопределенности в деятельность компаний. 
Отечественные компании, которые смогут своевременно распознать и оценить новые перспективы и угрозы, скорректировать стратегию работы и реализовать ее в конечные результаты при помощи качественно проведенных проектов и программ, смогут стать более эффективными и максимально использовать открывшиеся возможности.